Sådan fanger du alle leads, mens du står på stigen

Du står på stigen med penslen i den ene hånd og spanden i den anden, og telefonen ringer i lommen. Når du er nede igen, har du et ubesvaret opkald fra et nummer, du ikke kender, og ingen anelse om, hvad det drejede sig om. Kender du det, kender du sikkert også tegnene på, at du mister kunder i telefonen. Her er fem trin til at sætte Hejsa op, så hvert opkald, du ikke kan tage, bliver til et lead, du kan handle på.

1. Bestem, hvad Hejsa skal spørge kunden om

Hejsa spørger altid om navn og telefonnummer. Det er nok til at ringe tilbage, men ikke til at vurdere en opgave. Under Spørgsmål til opkalder i agentens indstillinger tilføjer du dine egne spørgsmål, så du får det, du skal bruge for at give en pris.

For en maler kunne det være:

• Hvad er adressen på opgaven?
• Skal der males inde eller ude?
• Hvor mange rum eller m² drejer det sig om?
• Hvornår skal opgaven være færdig?

En gulvsliber spørger i stedet til kvadratmeter og gulvtype, en tømrer til, om det er terrasse, tag eller vinduer, og en elektriker til, om det er nybyggeri eller renovering. Ringer en kunde om et gulv på 85 m² på Frederiksberg, der skal slibes inden jul, står det hele i beskeden til dig. Ikke bare "ring tilbage".

Faldgruben er at spørge om for meget. Hold dig til tre eller fire spørgsmål. Kunden ringer for at få hjælp, ikke for at udfylde et skema, og detaljerne kan du tage, når du ringer tilbage.

2. Få resuméet på SMS, så snart kunden lægger på

Under Notifikationer slår du SMS og e-mail til. Efter hvert opkald får du en SMS med kundens nummer og et kort resumé af samtalen. E-mailen har opkaldets emne i emnelinjen, fx "Nyt opkald: Tilbud på maling", og et link direkte til opkaldet. Resumé af hver samtale og notifikationer på SMS og mail er med i alle planer.

Det betyder, at du kan læse "Lars vil have malet stue og køkkenalrum i sit rækkehus i Viby" med det samme, mens du står på stigen. I frokostpausen ringer du tilbage og ved allerede, hvad det handler om.

Det er værd at være hurtig. Forbrugerrådet Tænk råder kunderne til at indhente tilbud fra mindst to forskellige firmaer, så du er sjældent den eneste, kunden ringer til. Den, der vender tilbage, mens kunden stadig er varm, og som har forstået opgaven, gør det bedste første indtryk.

Faldgruben her er et forkert nummer. Skriv det mobilnummer, du faktisk har i lommen, og en e-mail, du læser. Står feltet tomt, får du ingen besked.

3. Giv de gode leads en stjerne i opkaldsindbakken

Alle opkald lander under Opkald, din opkaldsindbakke, med resumé og hele udskriften af samtalen. Tre greb holder orden i den:

• Stjerne på de opkald, der skal have et tilbud. Trykker du på stjernen over listen, ser du kun dem, så har du dem samlet ét sted.
• Dine noter til dig selv, fx "Stor opgave — ring til Henrik i morgen formiddag". Noten gemmes automatisk.
• Luk, når du har ringet tilbage. Så viser fanen Åbne kun det, du mangler at gøre.

Fejlopkald, spam og dine egne testopkald kan du slette, så de ikke fylder.

Faldgruben er at bruge stjernen som huskeliste. Det, du mangler at ringe tilbage til, er dine åbne opkald. Stjernen er til de leads, du vil kunne finde igen, og den bliver siddende, når du lukker opkaldet. Så kan du hurtigt finde den store opgave, når kunden ringer igen og siger ja.

4. Hold styr på, hvem der vil ringes op

Kan Hejsa ikke svare på et spørgsmål, gætter den ikke. Den noterer, hvad kunden ville, og lover, at du vender tilbage, som vi også fortæller på forsiden. Siger kunden "ring gerne efter kl. 16", kommer det med i resuméet, så du ved, hvornår du skal ringe.

På Professionel og Premium kan du gå et skridt videre med en regel under Videre til en person. Du skriver et emne, fx "Reklamation", og vælger handlingen Bed om opkald tilbage. Ved det emne stiller Hejsa ikke videre, men lover kunden et opkald og sikrer sig fuldt navn og nummer. Når du har sådan en regel, får opkald, hvor kunden beder om at blive ringet op, mærket Ønsker opringning i indbakken. Så kan du se, hvem der venter, uden at åbne hvert opkald.

Faldgruben er at tro, at alle planer viser mærket. På Basis er der ingen regler, så her finder du ønsket om at blive ringet op i resuméet. Det fungerer fint, når du læser SMS'en med det samme.

5. Lad de vigtige opkald komme igennem til din mobil

Nogle opkald skal ikke vente til frokost. Det kan være en kunde, hvis opgave du står midt i, eller for en VVS'er en vandskade. Under Videre til en person skriver du dit mobilnummer i Standard viderestilling. Hvad der så sker, afhænger af din plan:

• På Basis stiller Hejsa kun om til dig, når kunden selv beder om at tale med en person. Det står også på prissiden.
• På Professionel og Premium kan du desuden lave regler for bestemte emner, så Hejsa selv stiller om, når de kommer op, fx "akut vandskade" eller "igangværende opgave". Du får 3 regler på Professionel og 10 på Premium.

Når du tager telefonen, fortæller Hejsa kort, hvem der ringer, og hvad det drejer sig om, før kunden bliver stillet ind. Kan du ikke tage den, går Hejsa tilbage til kunden og tager en besked i stedet.

Faldgruben er at skrive dit firmanummer. Er det allerede viderestillet til Hejsa, ender kunden bare tilbage hos agenten. Brug et direkte mobilnummer, som du selv tager. Og viderestilling til dig er først med, når du har valgt en plan, ikke i den gratis prøve.

Hvad du får ud af det

En almindelig mandag ser sådan ud: Du maler vinduesrammer fra morgenstunden, og telefonen ringer fire gange. Tre af opkaldene får du som SMS med et resumé. Lars vil have tilbud på en stue i Viby, Henrik fra en andelsboligforening har tre trappeopgange, og Sofie vil ringes op efter kl. 16.

Det fjerde opkald er Bente, hvis lejlighed du er i gang med. Hun beder om at tale med dig og kommer direkte igennem til din mobil.

I frokostpausen ringer du Lars og Henrik op med resuméet foran dig, giver andelsboligforeningen en stjerne og lukker opkaldene, efterhånden som du er færdig med dem. Sofie ringer du til efter kl. 16, som hun bad om. Du har kun taget telefonen på stigen én gang, og kun fordi det var vigtigt.

Vil du høre, hvordan samtalen lyder for kunden, kan du læse sådan tager Hejsa telefonen, når du ikke kan.

Klar til at blive oppe på stigen?

Opret din agent, læg dine egne spørgsmål ind, og ring selv op for at høre, hvad den fanger. Du skal ikke bruge betalingskort for at prøve.

Prøv Hejsa gratis →