Kom i gang med Hejsa: sæt din AI-receptionist op i 5 trin

Du har lige oprettet en konto hos Hejsa.ai, eller du overvejer det og vil vide, hvad der skal til, før AI-receptionisten tager dine opkald. Svaret er fem trin, og de følger den opsætning, du møder, når du logger ind — fra Træn over Tilpas og Test til Gå live. Her gennemgår vi dem i ro og mag: hvad du gør, hvad du ser bagefter, og hvor det kan drille.

1. Træn: se, hvad din agent allerede ved

Træn-trinnet åbner med det, din agent allerede ved om din virksomhed. Typisk har vi hentet det fra Google eller din hjemmeside, da du oprettede dig, og det står under Det ved din agent: fx navn, adresse, telefonnummer, åbningstider og ydelser.

Læs det igennem, og ret det, der ikke passer, med Rediger oplysninger. Har du fået nye åbningstider eller en ny hjemmeside, henter Udfyld automatisk oplysningerne igen.

Under Træn videre med specifikke emner står de spørgsmål, kunderne oftest stiller, fx "Hvad koster det?" og "Kan jeg få et tilbud / prisoverslag?". Skriv dit svar på hvert emne, så siger agenten det i telefonen. En maler kan svare, at prisen afhænger af opgaven, og at I kommer ud og giver en fast pris. En klinik tilføjer sine egne emner med Tilføj eget emne, fx hvor man parkerer, og hvad man skal have med til første besøg.

Spring ikke emnerne over. Kender agenten ikke svaret, gætter den ikke, men lover kunden, at du vender tilbage — det er trygt, men så ringer du tilbage om det samme igen og igen. Svar på de tre-fire spørgsmål, du selv hører oftest, og lad resten vente.

2. Tilpas: navn, stemme og hilsen

Tilpas er delt op i fire små trin, og de to første handler om, hvordan din agent lyder. Under Navn og stemme giver du agenten et navn, som kunderne let kan sige og huske. Tryk Lyt ved stemmerne, og vælg den, du selv ville have lyst til at tale med, hvis du ringede ind.

Så kommer Hilsen — det første, kunden hører, når agenten tager telefonen. Hilsenen siger som udgangspunkt din virksomheds navn og agentens navn, og du kan skrive den om, så den lyder som dig. Hold den kort: kunden ringer for at få hjælp, ikke for at høre en præsentation.

I hilsenen ligger også en kort AI-oplysning, så kunden ved, at det er din virksomheds AI-receptionist, de taler med. Du bestemmer, hvor i hilsenen den står, men den skal være med. Det er en del af, at kunden kan stole på samtalen.

Et godt tjek: læs hilsenen højt for dig selv. Lyder den som noget, du selv ville sige i telefonen, er den god nok. Du kan altid ændre navn, stemme og hilsen senere under Agent-indstillinger.

3. Tilpas: spørgsmål og besked til dig

Under Spørgsmål til opkalder bestemmer du, hvad agenten skal finde ud af, før kunden lægger på. Den spørger altid om navn og telefonnummer, så du kan ringe tilbage. Resten tilføjer du selv med Tilføj spørgsmål.

En maler får mest ud af "Hvad er adressen på opgaven?" og "Skal der males inde eller ude?". En fysioterapeut vil hellere vide, om det er en ny patient, og hvad henvendelsen drejer sig om. Hold dig til to-tre spørgsmål: hvert ekstra spørgsmål gør samtalen længere, og kunden vil gerne hurtigt videre.

Notifikationer er det sidste lille trin. Her vælger du, om du vil have et resumé efter hvert opkald på SMS, på e-mail eller begge dele. Står du ofte på en stige eller i et behandlingsrum, er en SMS det hurtigste at kigge på mellem to opgaver. Sidder du mest ved skrivebordet, er e-mail nok.

Resuméet fortæller, hvem der ringede, og hvad de ville. Så kan du ringe tilbage, mens kunden stadig er interesseret, i stedet for at lytte en telefonsvarer igennem om aftenen.

4. Test: ring til din agent

Nu skal du høre den. På Test-trinnet får din agent sit eget telefonnummer, og siden lytter efter dit opkald. Ring op til nummeret fra din mobil, eller tryk Ring nu, hvis du har siden åben på telefonen. Du betaler ikke for at prøve: de første 15 minutter er gratis, og du skal ikke bruge betalingskort.

På billedet står vores demonummer; du får dit eget, når du når hertil. Demonummeret kan alle ringe til: 52 51 70 10 går til Demo Gulvservice, en fiktiv virksomhed, hvor en Hejsa-agent tager telefonen døgnet rundt. Det er en god måde at høre agenten på, før du selv opretter dig.

Ring, som en kunde ville. Stil de spørgsmål, du svarede på under Træn, og læg dit navn og nummer. Når du lægger på, dukker samtalen op under Vi fangede dit opkald med et kort resumé — det samme, du får ved hvert rigtigt opkald. Vil du vide mere om, hvad agenten gør undervejs, så læs sådan tager Hejsa telefonen, når du ikke kan.

To ting kan overraske i prøven. Testnummeret er kun reserveret til dig i en begrænset periode, og siden viser en nedtælling, så ring, når du har ro til et par opkald. Og beder du om at tale med et menneske, kan agenten ikke stille om endnu; det kan den først, når du har valgt en plan.

5. Gå live: vælg plan og viderestil dit nummer

Først vælger du den plan, der passer til, hvor meget din telefon ringer: Basis koster 399 kr./md., Professionel 799 kr./md. og Premium 1.999 kr./md., alle ekskl. moms og uden binding. Alle tre stiller om, når kunden beder om en person. Professionel og Premium kan også booke tider i din Google Kalender — værd at vælge, hvis din klinik eller salon lever af tidsbestillinger.

Når planen er valgt, viderestiller du dit eget nummer til agenten. Du beholder dit nummer, og kunderne ringer, som de plejer. Vælg dit teleselskab, så viser guiden koden til dit abonnement — vi har guides til de fleste danske teleselskaber. Tast koden på din firmatelefon, og tryk Ring op. Når du hører bekræftelsen, er viderestillingen aktiv.

Vil du selv tage telefonen først, så vælg Viderestil kun ubesvarede opkald. Så ringer din telefon som altid, og Hejsa tager kun de opkald, du ikke når, eller som kommer, mens du taler.

Tre ting er værd at vide:

• Hejsa tager først opkald til dit eget nummer, når viderestillingen er sat op. Bed en ven ringe til nummeret, og hør agenten svare.
• Står dit teleselskab ikke på listen, eller virker koden ikke, så tryk Min udbyder er ikke på listen og skriv til os. Så finder vi koden sammen.
• Skal agenten stille kunder om til dig, skriver du et direkte mobilnummer under Agent → Videre til en person — ikke det nummer, du lige har viderestillet, for så ender kunden tilbage hos agenten.

Hvad du får ud af det

Når de fem trin er klaret, tager Hejsa telefonen, når du ikke kan. Kunden får svar på det, du har trænet agenten i, agenten spørger om det, du har bedt om, og du får et resumé, så snart kunden lægger på. Alle samtaler ligger desuden under Opkald, så du kan se, hvem der venter på at høre fra dig.

For maleren betyder det, at et opkald om et tilbud på 85 m² facade, mens han står på stilladset, bliver til en SMS med navn, nummer og adresse. Han ringer tilbage i frokostpausen. For klinikken betyder det, at spørgsmålet om parkering bliver besvaret, mens du har en patient på briksen. Har du forbundet din Google Kalender på Professionel eller Premium, kan agenten også finde en ledig tid tirsdag eftermiddag og booke den, mens kunden er i røret.

Hvor meget et ubesvaret opkald koster, afhænger af din forretning, men tre tegn på, at du mister kunder i telefonen viser, hvor hullerne typisk er. Og intet af det her er hugget i sten: emner, spørgsmål, navn og hilsen retter du når som helst under Agent-indstillinger.

Klar til at høre din egen agent?

Opret dig, ring til din agent, og hør den tage telefonen med dit firmanavn — uden betalingskort. Du vælger først en plan, når du er tryg ved den.

Prøv Hejsa gratis →